Qu’est-ce qu’une « caisse » ? Ce terme désigne communément le suivi quotidien des recettes et dépenses d’une entreprise. Cela concerne principalement les artisans, professions libérales, et commerçants, c’est à dire les commerces de détail.
Le livre de caisse est le suivi comptable de ces flux d’argent. Il doit répondre à plusieurs exigences fiscales expliquées par notre cabinet comptable à Saint Malo.
Le livre de caisse doit suivre des règles comptables précises
- Si les transactions en espèces ne font pas toujours l’objet de factures, elles doivent être enregistrées sur un livre de caisse papier ou informatique qui sera rapproché de la caisse physique à la fin de chaque journée. Cette opération quotidienne permet de corriger les écarts (erreur de saisie, vol, remboursement, etc.), puisqu’une caisse ne peut logiquement pas être négative.
- Les recettes d’un montant unitaire inférieur à 76 € peuvent être comptabilisées globalement en fin de journée, à condition que les justificatifs du détail soient conservés.
- Les professions libérales doivent tenir un livre-journal qui comportera obligatoirement le nom du client, le montant et la date. Dans certains commerces de détail, on tient une main courante, pour ventiler les recettes selon leur nature. Une caisse informatisée est capable de produire le livre de caisse en fin de journée, puisqu’elle effectue à la fois : l’enregistrement, le détail, le solde, et l’édition du journal.
Votre cabinet comptable vous expliquera donc que la tenue de la caisse n’est donc pas qu’une opération anecdotique.
Un impact direct sur le chiffre d’affaires
Quand vient le moment de calculer le chiffre d’affaires, il faut distinguer les taux de TVA et les opérations imposables. L’administration fiscale accepte à titre de justificatif le livre de caisse, et tous les justificatifs de dépôt d’espèces. Mais elle n’a de cesse d’augmenter ses exigences.
Il existe certaines règles, comme celle de ne pas prendre les frais professionnels d’un dirigeant dans un fond de caisse (les comptes doivent être séparés). Consultez votre cabinet comptable pour vérifier les obligations.
Si l’administration fiscale rejette le livre de caisse qui lui est présenté, elle peut revoir votre chiffre d’affaires et l’imposition sur les bénéfices et la TVA sera plus élevée. Jusqu’à 45 000 € et 5 ans d’emprisonnement sont encourus pour falsification des opérations en espèces d’une entreprise.